Vacature Senior Administratief Medewerker

Logo dat naar de hoofdpagina leidt

Werken bij Haarlem en Zandvoort

1. Senior administratief medewerker

Fysiek domein

Uren per week

Wat ga je doen?

Je richt je op het (financieel) beheer en de administratie van de afdeling Beheer, Beleid Openbare Ruimte (BBOR). In deze functie werk je samen met collega's van je eigen afdeling maar ook met andere afdelingen binnen de gemeente.

• Je stelt (beheer)overeenkomsten met gebruikers op, sluit ze af en zorgt voor beëindiging.
• Je bent contractbeheerder voor diverse contracten, legt ze vast in de contractenbank en je brengt structuur aan in de archivering. Je maakt dossiers aan in ons registratiesysteem (Verseon) en beheert deze. Je zorgt ervoor dat de opgeslagen kennis goed toegankelijk is voor je collega's.
• Je beheert diverse mailboxen waarbij je hét aanspreekpunt bent voor interne en externe stakeholders, waaronder burgers en belangengroeperingen. Je handelt zelfstandig de ingekomen vraag van deze stakeholders. Indien dit niet mogelijk is zorg je ervoor dat de juiste collega de gestelde vragen beantwoordt en je coördineert het proces.
• Je coördineert namens de afdeling het portfoliomanagement van projecten en beleidstrajecten. Je doet dit samen met collega's van andere afdelingen binnen het fysiek domein en bent ons aanspreekpunt.
• Je stelt zelfstandig opdrachtbrieven op en maakt inkooporders aan op basis van ontvangen offertes. Dit geldt voor zowel uitvoeringsopdrachten in de openbare ruimte als voor de inhuur van nieuwe medewerkers. Je controleert facturen en verwerkt deze in de financiële administratie (GFS/Oracle).
• Je handelt declaratieverzoeken af van (teveel) betaalde parkeerkosten of van de gemaakte kosten van de bewoners van Haarlem tijdens initiatieven en/of beurtevenementen.
• Je bent verantwoordelijk voor het actueel en volledig houden van de gegevens in ons registratiesysteem (Verseon).
• Met behulp van QlikView genereer je rapportages om inzicht te krijgen in de hoeveelheid openstaande klachten en meldingen over openbare ruimte. Tevens handel je zelfstandig meldingen af of houdt je actief toezicht op de afhandeling ervan.
• Je coördineert het proces rondom de Bestuurlijke Agenda Zaken (BAZ) van de afdeling en je bewaakt de termijnen van de gemaakte afspraken met het bestuur.
• Je bent de haarlemmerolie van de afdeling. Je ondersteunt de vier managers van de afdeling met de uitvoering van hun taken en beheert hun agenda's. Je initieert en werkt samen met de medewerkers van de afdeling om juridisch lastige zaken, zoals ingekomen WOO-verzoeken, tot een goed einde te brengen.
• Je stelt het onboardingsprogramma op en bereidt de komst van nieuwe medewerkers voor.
• Je bent de vraagbaak voor de medewerkers van de afdeling.

Wat krijg jij van ons?

• Wij vinden persoonlijke groei belangrijk en bieden daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen en overige cursussen via onze 'Academie Haarlem'.
• Een arbeidsovereenkomst voor 36 uur per week. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract. Dit is een nieuwe functie binnen de afdeling. Momenteel wordt de functie gewaardeerd en is de verwachting dat dit schaal 9 wordt.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.752 bruto per maand (schaal 9) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.
• Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris dat je naar eigen voorkeur kunt besteden. Met het IKB maak jij keuzes die bij jou passen en stel je zelf een deel van je arbeidsvoorwaarden samen. Je kunt bijvoorbeeld je maandinkomen aanvullen, het omzetten in extra verlof of bruto-netto voordelen behalen bij de aanschaf van bijvoorbeeld een fiets, een sportabonnement of een opleiding die niet door de werkgever wordt vergoed.
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega's.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling.
• Bij de gemeenten Haarlem en Zandvoort willen wij de kracht aan diversiteit en verschillende talenten waarderen, omarmen en benutten. Een plek waar iedereen zich thuis kan voelen en zichzelf mag zijn. Zodat wij op alle vlakken goede resultaten behalen voor onze inwoners.
• Onze organisatiewaarden zijn Open, Gedreven en Betrokken. Hiermee werken we continue naar een heldere richting, inrichting en identiteit van onze organisatie. We hebben daarbij een duidelijke ambitie: betere dienstverlening naar inwoners, partners en bezoekers en een goede bediening van beide besturen.

Wie ben jij?

• Je bent een energieke, proactieve en positieve persoonlijkheid. Een veeleisende omgeving is je niet vreemd.
• Je bent nieuwsgierig en hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is. De competenties, nauwkeurigheid, planningsvaardigheden, humor en communicatievaardigheden helpen je daarbij. Hierbij is het belangrijk dat je vaardig bent in zowel de mondelinge communicatie als de schriftelijke communicatie.
• Vanzelfsprekend ben je handig met Office applicaties als Word, Excel en PowerPoint en ben je bereid je de digitale systemen als Verseon (registratiesysteem), GFS(financieel systeem), Qlikview (rapportagesysteem) eigen te maken.
• Je een relevante HBO opleiding en affiniteit met financiën.

Wie zijn wij?

De Afdeling Beheer en Beleid Openbare Ruimte (BBOR) bundelt de deskundigheid op het gebied van de openbare ruimte. De afdeling bestaat uit ruim 95 personen, verdeeld over 3 teams. De afdeling is verantwoordelijk voor het maken van beleid en het beheren van de assets. Daarnaast worden er opdrachten gegeven voor de renovatie-, onderhouds- en herinrichtingsprojecten.

Enthousiast geworden?

Solliciteren kan tot en met 21-07-2024 via onderstaande button. Wij beoordelen iedere binnengekomen reactie en laten snel weten of je wordt uitgenodigd. Neem gerust contact op met via of .

Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan

Functie:	administratief medewerker
Startdatum:	23-05-2024
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	HBO
Contracttype:	Freelance
Salaris:	4752 – 4752
Uren per week:	36 – 36

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Gemeente Haarlem via onbekend of onbekend. Of bezoek hun website onbekend.